「経理や総務、もう限界…」その悩み、業務委託で本当に解決できる？

「月末になると、経理担当者の残業が常態化している…」
「請求書の処理や支払い、給与計算。ミスが許されないプレッシャーが大きい…」
「やっと採用できた担当者がすぐ辞めてしまい、引き継ぎもままならない…」
「社長である自分が、いつまでも経理や雑務に時間を取られている…」

中小企業やスタートアップの経営者、バックオフィスを担当されている方なら、こうした状況に頭を抱えた経験が一度はあるのではないでしょうか。会社を支える重要な業務であることは分かっていても、日々の忙しさの中で、人手不足、専門知識の不足、業務の属人化といった問題が、じわじわと経営や現場の負担を増やしていきます。

「いっそ、バックオフィス業務を外部に委託（アウトソーシング）できないだろうか？」

そう考えたとしても、「本当にうまくいくのだろうか？」「費用はどのくらいかかる？」「かえって手間が増えるのでは？」といった疑問や不安がよぎり、なかなか具体的な検討に進めない、という方もいらっしゃるかもしれません。

この記事では、そんなバックオフィス業務委託のリアルについて、メリットだけでなく、気になる疑問や失敗しないためのポイントを、検討段階の方にも分かりやすくお伝えします。

「業務委託」って、具体的に何が変わるの？

漠然としたイメージだけでなく、業務委託によって「何がどう変わるのか」を具体的に考えてみましょう。

よく言われるメリットとして、「コア業務に集中できる」という点があります。
これは、例えば社長であれば、今まで経理作業や支払い確認に費やしていた時間を、営業活動や資金調達、経営戦略の立案といった、会社の未来を作るための時間に充てられるようになる、ということです。現場の担当者であれば、ルーティンワークから解放され、より付加価値の高い企画業務や、他の従業員のサポートなどに時間を使えるようになるかもしれません。

「コスト削減」も期待される効果ですが、これは単純に「委託費用＜人件費」となるか、という話だけではありません。正社員を一人採用・維持する場合、給与や社会保険料だけでなく、募集採用費、教育研修費、福利厚生費、PCやデスクといった設備費など、目に見えないコストもかかっています。業務委託は、これらのコストや採用・教育の手間を削減し、必要な業務量に応じて費用を変動費化できる、という側面も持っています。

さらに、「専門性の確保」も見逃せません。毎年のように変わる税法や社会保険のルールに自社だけで完璧に対応し続けるのは大変です。経験豊富な専門家や専門業者に任せることで、正確な処理が期待でき、「計算ミスで追徴課税された」「手続き漏れで従業員に迷惑をかけた」といったリスクを大幅に減らすことができます。これは、数字を扱う業務においては非常に大きな安心感に繋がります。

また、特定の担当者しか業務を把握していない「属人化」のリスクも軽減できます。「あの人が辞めたら、もう誰も分からない…」という状況は、多くの企業で起こりがちですが、外部に委託することで、担当者の退職や急な休職に左右されずに業務を継続できる体制を築けます。

とはいえ、気になる「デメリット」や「注意点」

もちろん、良いことばかりではありません。業務委託を検討する上で、現実的に考慮すべき点もあります。

当然ながら委託コストは発生します。内製する場合のトータルコスト（人件費＋見えないコスト）と比較して、費用対効果が見合うかどうかは、慎重に判断する必要があります。

また、社内の機密情報、特に従業員の個人情報や会社の財務情報を外部に預けることになるため、情報漏洩のリスクはゼロではありません。委託先のセキュリティ体制が信頼できるかどうかは、最も厳しくチェックすべきポイントです。

そして意外と見落としがちなのが、社内との連携・コミュニケーションの手間です。資料の受け渡し方法、勤怠情報や従業員情報の変更連絡、疑問点のやり取りなど、スムーズな連携のためのルール作りや、ある程度のコミュニケーションコストは発生します。「丸投げして終わり」ではなく、委託先と協力して業務を進める、という意識が重要になります。

失敗しない委託先選び、見るべきは「ここ」！

では、数ある委託先の中から、自社にとって本当に「頼れるパートナー」を見つけるためには、どこに注目すれば良いのでしょうか？

まず考えたいのは、自社の「何を」「どこまで」任せたいかです。「記帳だけ」「給与計算だけ」といった部分的な依頼なのか、それとも経理・支払い・労務などをまとめて依頼したいのか。それによって選ぶべき委託先も変わってきます。対応範囲が広く、将来的な業務拡大にも柔軟に対応してくれる委託先だと、後々の手間が省ける可能性があります。

次に、「ちゃんと自社のことを理解しようとしてくれるか？」という視点が重要です。料金の安さや知名度だけで選ぶのではなく、最初の相談段階で、どれだけ丁寧にこちらの話を聞き、課題や状況を把握しようとしてくれるかを見てみましょう。通り一遍の説明しかしない、質問しても的確な答えが返ってこない、といった場合は少し注意が必要かもしれません。

そして、契約後の「導入プロセス」も確認しておきたいポイントです。いきなり業務を開始するのではなく、例えば最初の数ヶ月間を移行・定着期間として設定し、定期的な打ち合わせや運用ルールの見直しを一緒に行ってくれるような、手厚いサポート体制があると安心です。「ここまでやってくれるなら、スムーズに移行できそうだな」と具体的にイメージできるかどうかが鍵になります。

さらに、「品質を保ち、改善してくれる仕組み」があるかもチェックしましょう。単に作業をこなすだけでなく、ミスを防ぐためのチェック体制が整っているか、業務マニュアルは整備されているか。そして、現状維持に甘んじることなく、「もっとこうすれば効率化できるのでは？」といった改善提案をしてくれる姿勢があるかは、長期的なパートナーシップを築く上で非常に重要です。

もちろん、料金体系の分かりやすさや、前述したセキュリティ体制の信頼性も、最終的な判断には欠かせません。

もし、シナプス経営の「バックオフィス業務委託サービス」に任せたら…？
委託後の流れを具体的にご紹介

「選び方のポイントは分かったけど、実際に頼んだらどうなるの？」 そんな疑問をお持ちの方へ、私たちの「バックオフィス業務委託サービス」が、どのようにしてお客様のバックオフィス業務をサポートさせていただくか、そのプロセスを少しだけ具体的にお話しさせてください。

私たちは、単に作業を請け負うのではなく、お客様のバックオフィス部門の一員として、共に課題解決を目指すパートナーでありたいと考えています。

STEP 1：まずは「知る」ことから始めます（初回相談～契約）

最初に行うのは、お客様が今、何に困っていて、どうなりたいのかを徹底的にヒアリングすることです。「どんな業務に時間がかかっているか」「どんなミスが起こりやすいか」「理想の体制はどんな形か」。時には、私たちが客観的な視点から課題を整理させていただくこともあります。その上で、現状の業務フローを確認し、最適な委託範囲と業務の進め方、そして明確なお見積りをご提案します。

STEP 2：一緒に「最適な形」を探る期間（業務設計・定着化期間：約3ヶ月）

ご契約後、すぐに全ての業務をお任せいただくわけではありません。最初の約3ヶ月間は、お客様と私たちが二人三脚で、最もスムーズで効率的な業務の形を探っていくための大切な期間です。実際に業務を進めながら、「この資料の受け渡し方法は、この方がやりやすいですね」「この作業は、もっとこうすれば効率化できそうです」といった改善点を、定例会議などを通じて密に共有し、業務マニュアルも一緒に作り上げていきます。実務レベルでのチェック、品質チェックも繰り返し行い、安定稼働を目指します。

STEP 3：安心してお任せいただける体制へ（継続安定期間：4ヶ月目以降）

業務フローが固まり安定してきたら、いよいよ本格稼働です。私たちは、Wチェック体制や複数の担当者で対応することで、ミスを限りなくゼロに近づけ、担当者不在による業務停止リスクも回避します。作成したマニュアルも定期的に見直し、常に最新の状態を維持します。そして、単に決められた業務をこなすだけでなく、お客様の事業の変化に合わせて、さらなる業務改善のご提案も積極的に行い、バックオフィス全体の最適化を継続的にサポートします。

このように、私たちは段階的かつ丁寧なプロセスを通じて、お客様が安心してコア業務に集中できる環境づくりをお手伝いします。

「うちの会社の場合、具体的にどうなるんだろう？」
「まずは、自社の状況を相談するだけでも可能だろうか？」

もちろん可能です。バックオフィス業務に関するお悩みなら、どんなことでも結構です。まずはお気軽にご相談ください。お客様の状況に合わせた最適な解決策を、一緒に考えさせていただきます。

まとめ

バックオフィス業務の委託は、「丸投げ」すれば全てが解決する魔法の杖ではありません。しかし、自社の課題を正しく認識し、信頼できるパートナーとしっかりと連携することができれば、コア業務への集中、コスト効率の改善、業務品質の向上、そして何より経営者や担当者の負担軽減に繋がり、企業成長を力強く後押しする有効な一手となり得ます。

「そろそろ本気で検討してみようかな…」 もし、この記事を読んで少しでもそう感じていただけたなら、ぜひ最初の一歩として、情報収集や専門家への相談を始めてみてはいかがでしょうか。

シナプス経営は、お客様の状況に寄り添い、現実的な課題解決をサポートします。貴社のバックオフィスがより強く、効率的になるためのお手伝いができれば幸いです。